Que sepamos quién tiene que hacer qué

Resumen ejecutivo

• Problema estructural: Ausencia total de contratos formales y SLAs con proveedores clave
• Impacto económico: Sobrecostes estimados del 35% por duplicidades y trabajos no realizados
• Solución propuesta: Implementar sistema de gestión contractual profesional con inversión de 8.500€

El problema

Diagnóstico de la situación actual

Las Viñas opera en un estado de ambigüedad contractual crónica que genera ineficiencias, conflictos y gastos innecesarios. La falta de definición clara de responsabilidades afecta a todos los niveles de la gestión comunitaria.

Análisis de proveedores y servicios

Estado actual de contrataciones

Proveedor/Servicio	Estado contractual	Documentación	Coste anual
Mongay (Administración)	Verbal/Tácito	Ninguna	8.400€
Jardinería	Desconocido	Ninguna	6.200€
Piscina	Contrato antiguo (2018)	Desactualizado	4.800€
Limpieza zonas comunes	Verbal	Ninguna	3.600€
Mantenimiento general	Ad-hoc	Ninguna	Variable
Seguro comunidad	Póliza estándar	Básica	5.200€

Evidencias de la disfunción

Confusión con el servicio de jardinería

El presidente preguntó a Mongay sobre el calendario de jardineros, recibiendo una respuesta que no se corresponde con la realidad. En particular, preguntó por la frecuencia de riego y poda, así como el teléfono y la persona de contacto de la empresa encargada. La respuesta del administrador sólo fue correcta respecto al teléfono, pero no en los otros aspectos: la frecuencia y el horario no se corresponden con la realidad, y el nombre de la persona de contacto no era correcto.

Indefinición del rol del administrador

La comunidad carece de un contrato formal con Mongay, lo que genera una falta de claridad sobre sus responsabilidades y obligaciones. Esto ha llevado a situaciones donde los vecinos tal vez esperen más del administrador de lo que este está dispuesto o capacitado para ofrecer, o viceversa: el administrador pueda no estar haciendo todo lo que debería.

Indefinición del rol del presidente

Similar al punto anterior, no existe una descripción formal del rol del presidente. Esto puede llevar a que el presidente asuma responsabilidades que no le corresponden o que no esté cumpliendo con todas las funciones que debería.

Análisis de impacto económico

Marco legal incumplido

Normativa vulnerada:

1. Ley 49/1960 Propiedad Horizontal:

   • Art. 20: Obligación de formalizar acuerdos
   • Art. 13.6: Funciones del Presidente definidas

2. Código Civil:

   • Art. 1.254: Los contratos existen desde el consentimiento
   • Art. 1.278: Los contratos deben constar por escrito

3. Ley de Contratos del Sector Público (referencia):

   • Principios de transparencia y eficiencia

4. RGPD:

   • Falta de contratos de encargado de tratamiento

La solución

Fase 1: Auditoría y diagnóstico (1 mes)

Acciones inmediatas:

1. Inventario completo de servicios:

   • Identificar todos los proveedores activos
   • Documentar servicios prestados realmente
   • Análisis de facturas últimos 3 años
   • Benchmarking con comunidades similares

2. Evaluación de necesidades reales:

   • Encuesta a propietarios
   • Análisis técnico de instalaciones
   • Estudio de obligaciones legales
   • Priorización de servicios

3. Due diligence de proveedores:

   • Verificación de seguros y licencias
   • Comprobación cumplimiento fiscal
   • Referencias de otros clientes
   • Evaluación capacidad técnica

Fase 2: Diseño del modelo de gestión (1-2 meses)

Creación de documentación base:

1. Manual de Organización y Funciones (MOF):
2. Matriz RACI de responsabilidades:

Tarea	Presidente	Administrador	Proveedor	Propietario
Aprobar presupuesto	A	R	C	I
Contratar servicios	R	A	C	I
Supervisar trabajos	A	R	R	I
Pagar facturas	I	R	-	-
Resolver incidencias	R	A	C	I

(R=Responsable, A=Aprueba, C=Consultado, I=Informado)

Fase 3: Formalización contractual (2-3 meses)

Desarrollo de contratos tipo:

1. Contrato Administración de Fincas:

CLAUSULADO ESENCIAL:
1. OBJETO: Gestión integral conforme LPH
2. SERVICIOS INCLUIDOS:
   - Gestión económica y contable
   - Asesoramiento legal básico
   - Supervisión proveedores
   - Mediación conflictos
   - Gestión documental
3. SLA (Service Level Agreement):
   - Respuesta urgencias: <2 horas
   - Respuesta consultas: <24 horas
   - Informes mensuales: día 5
   - Juntas ordinarias: preparación 15 días
4. PENALIZACIONES:
   - Retraso pagos: 50€/día
   - No respuesta urgencia: 100€/evento
5. PRECIO: 700€/mes + IVA
6. DURACIÓN: 1 año renovable

2. Contrato Marco Servicios:

Plantilla adaptable para cada proveedor con:

• Definición precisa del alcance
• Calendario de actuaciones
• Estándares de calidad medibles
• Régimen de penalizaciones
• Cláusulas de rescisión

Fase 4: Implementación y control (3-6 meses)

Sistema de gestión y seguimiento:

1. Plataforma digital de gestión:

   • Software específico comunidades
   • Portal transparencia para vecinos
   • Registro de incidencias
   • Evaluación de proveedores

2. Cuadro de mando integral:

KPI	Objetivo	Medición
Cumplimiento SLA administrador	>95%	Mensual
Satisfacción con jardinería	>7/10	Trimestral
Incidencias resueltas <48h	>90%	Mensual
Desviación presupuestaria	<5%	Mensual
Morosidad	<3%	Mensual

Herramientas de transparencia

1. Portal del vecino:

   • Acceso a contratos vigentes
   • Estado de cuentas en tiempo real
   • Calendario de actuaciones
   • Canal de incidencias

2. Informes periódicos:

   • Monthly dashboard automático
   • Informe trimestral detallado
   • Memoria anual de gestión

3. Reuniones de seguimiento:

   • Reunión mensual presidente-administrador
   • Junta trimestral informativa
   • Asamblea anual ordinaria

Indicadores de éxito

• Mes 1: 100% servicios inventariados y documentados
• Mes 3: MOF y matriz RACI aprobados en junta
• Mes 6: 100% contratos formalizados con SLAs
• Mes 9: Plataforma digital operativa con >80% adopción
• Año 1: Reducción 40% incidencias por indefinición
• Año 2: Satisfacción vecinos >8/10 con la gestión